Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Portée – La présente politique de confidentialité s’applique généralement aux données personnelles reçues par TransPerfect sans égard au format. TransPerfect veillera à ce que le traitement de toutes les données mondiales effectué par nos bureaux respecte la présente politique de confidentialité. Toutefois, les détails portant sur notre processus de traitement de vos données personnelles dépendent de votre identité et de notre relation avec vous. Par conséquent, pour obtenir des renseignements plus détaillés sur nos pratiques en matière de confidentialité concernant vos données personnelles, veuillez sélectionner l’une des catégories précises suivantes relatives aux données des personnes concernées et la politique de confidentialité associée :

  • Si vous êtes un client, y compris un utilisateur d’une des plateformes technologiques de TransPerfect, cliquez ici.
  • Si vous êtes un fournisseur, cliquez ici.
  • Si vous êtes un employé, cliquez ici.
  • Si vous postulez un emploi, cliquez ici.

Qui sommes-nous?

TransPerfect Global, Inc. et ses sociétés affiliées et filiales (collectivement, « TransPerfect ») peuvent être des « responsables de traitement » de vos renseignements personnels, ce qui signifie que TransPerfect dispose d’un contrôle sur vos renseignements personnels et peut les utiliser à diverses fins. Cela comprend l’envoi de vos renseignements à des « sous-traitants » avec lesquels TransPerfect travaille. Par ailleurs, selon votre identité et la relation qu’elle entretient avec vous, TransPerfect peut être une « sous-traitante » ou une « sous-traitante ultérieure » de vos données personnelles.

Vos données personnelles – de quoi s’agit-il?

Les données personnelles sont liées à une personne physique dont elles permettent l’identification. L’identification peut se faire grâce aux renseignements uniquement ou conjointement avec d’autres renseignements en possession du responsable de traitement ou susceptibles de le devenir. Le traitement des données personnelles des citoyens ou des résidents européens (« Données personnelles de l’UE ») est régi par le Règlement général sur la protection des données de l’UE (désigné aux présentes par le terme « RGPD »).

Comment traitons-nous vos données personnelles?

TransPerfect respecte les obligations qui lui incombent en vertu du RGPD en maintenant les données personnelles à jour; en les stockant et en les détruisant en toute sécurité; en ne collectant pas ou en ne conservant pas des quantités excessives de données; en protégeant les données personnelles contre la perte, l’usage abusif, l’accès non autorisé et la divulgation et en veillant à ce que des mesures techniques appropriées soient en place pour protéger les données personnelles.

Les données personnelles que vous fournissez (ou que vous avez fournies auparavant) à TransPerfect sont conservées dans le centre de données de TransPerfect aux États-Unis. Pour obtenir des détails concernant les objectifs et les emplacements en lien avec notre processus de traitement de vos données personnelles, veuillez utiliser le lien applicable susmentionné dans « Portée ».

Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles?

Pour obtenir des détails concernant les objectifs en lien avec notre processus de traitement de vos données personnelles, veuillez utiliser le lien applicable susmentionné dans « Portée ».

Quel est le fondement juridique du traitement de vos données personnelles? 

Pour obtenir des détails concernant les fondements juridiques en lien avec notre processus de traitement de vos données personnelles, veuillez utiliser le lien applicable susmentionné dans « Portée ».

Traitement supplémentaire

Si nous souhaitons utiliser vos données personnelles pour une nouvelle fin non couverte dans une politique de confidentialité existante, nous vous fournirons un nouvel avis qui expliquera cette nouvelle utilisation avant de commencer le traitement et de définir les fins pertinentes et les conditions de traitement. Chaque fois que cela sera nécessaire, nous solliciterons votre consentement au préalable pour le nouveau traitement.

Partage de vos données personnelles

Pour obtenir des détails concernant des tiers auxquels nous pouvons transmettre vos données personnelles, veuillez utiliser le lien applicable susmentionné dans « Portée ».

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous conserverons vos données personnelles pendant une durée qui ne dépassera pas une période raisonnablement nécessaire pour notre relation commerciale en cours et pour la conservation des dossiers et en cas de réclamations ou plaintes fondées en droit.

Transferts ultérieurs et transfert des données à l’étranger

Dans le cadre de ses démarches mondiales de conformité aux exigences de protection de la vie privée, TransPerfect a choisi de mettre en œuvre les clauses contractuelles types (Sous-traitants) de l’UE et le Privacy Shield relativement au transfert de données personnellement identifiables de l’Union européenne vers les États-Unis d’Amérique, et de se conformer aux exigences applicables en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

TransPerfect respecte les normes UE-É.-U. TransPerfect se conforme au cadre du bouclier de protection des données pour le transfert de données à caractère personnel et au cadre du bouclier de protection des données pour le transfert de données à caractère personnel de la Suisse vers les États-Unis mis en place par le département américain du Commerce en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements personnels transférés de l’Union européenne et de la Suisse vers les États-Unis, respectivement. TransPerfect a confirmé au Department of Commerce qu’elle respecte les principes du Privacy Shield. Advenant une divergence entre les conditions de la présente politique sur la vie privée et les principes du Privacy Shield, les principes du Privacy Shield prévaudront. Pour en savoir plus au sujet du programme Privacy Shield et pour consulter notre certification, veuillez visiter https://www.privacyshield.gov/.

Le terme « traitement » de données personnelles englobe une activité ou un ensemble d’activités effectuées en lien avec des données personnelles comme la collecte, le stockage, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation, la diffusion et la mise à disposition de données personnelles de toute autre manière.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée en fonction des modifications apportées aux Clauses contractuelles types de l’Union européenne ou aux boucliers de protection des données. Toute modification requise sera intégrée dans une mise à jour de la présente politique et sera communiquée.

Les pratiques en matière de protection de la vie privée de TransPerfect sont autocertifiées et reflètent les directives actuelles concernant la façon optimale de respecter la conformité en matière de protection des données, conformément aux directives réglementaires et juridiques courantes.

Pratiques relatives aux témoins et à la confidentialité des données du site Web 

Le site Web de TransPerfect utilise des témoins, des pixels-espions et autres technologies connexes. Lest témoins sont de petits fichiers de données envoyés par notre plateforme et stockés sur votre équipement. Notre site utilise les témoins déposés par nous ou des tiers pour différentes raisons, y compris pour le fonctionnement et la personnalisation du site Web. En outre, les témoins peuvent également servir de suivi de votre utilisation du site afin de cibler les publicités lors de vos visites sur d’autres sites.

Lorsque des clients visitent le site Web de TransPerfect, TransPerfect n’effectue pas de suivi des données personnelles, des noms et des adresses électroniques. TransPerfect effectue plutôt un suivi pour savoir quel fournisseur de service Internet a eu accès au site et pour connaître les statistiques qui indiquent le nombre de visiteurs du site, les demandes reçues et le pays d’origine de ces demandes. Ces renseignements sont utilisés dans le but d’améliorer notre site pour mieux servir nos clients, mais ces renseignements ne constituent pas des données personnelles.

Option de refus

Le fournisseur de témoins de TransPerfect est un membre de la Network Advertising Initiative (NAI) et adhère aux codes de conduite de la NAI. Vous pouvez utiliser l’outil d’option de refus de la NAI, qui vous permet de refuser de voir des publicités ciblées de notre part et d’autres entreprises membres approuvées de la NAI.

En outre, pour ne plus recevoir de communications de notre part, veuillez visiter le portail de refus de TransPerfect. Si vous exercez l’option de refus, vous ne pourrez plus recevoir de communications sur les occasions d’affaires ou les services et vous ne pourrez plus accéder aux applications qui se trouvent dans la gamme de produits technologiques de TransPerfect.

Vos droits et vos données personnelles

Si vous êtes un citoyen ou un résident européen, vos droits en vertu du RGPD incluent les points suivants (à moins d’être soumis à une exemption) :

  • Le droit de demander une copie de vos données personnelles que détient TransPerfect en ce qui vous concerne.
  • Le droit de demander que TransPerfect corrige les données personnelles lorsqu’elles se révèlent inexactes ou périmées.
  • Le droit de demander que vos données personnelles soient effacées lorsqu’il n’est plus nécessaire que TransPerfect les conserve.
  • Le droit de demander le retrait de votre consentement au traitement à tout moment.
  • Le droit de demander que TransPerfect vous fournisse, à titre de personne concernée, vos données personnelles et, lorsque c’est possible, de transmettre ces données directement à un autre responsable de traitement.
  • Le droit de demander qu’une restriction soit appliquée à un traitement à venir lorsqu’il y a un litige en lien avec l’exactitude ou le traitement de vos données personnelles.
  • Le droit de déposer une plainte auprès d’organismes publics ou d’autorités de protection des données comme prévu dans le RGPD.

Pour exercer vos droits de rectification, d’effacement, de portabilité, d’accès ou de traitement restreint relativement aux données, veuillez envoyer un courriel à privacyrequests@transperfect.com.

Avis – TransPerfect traite de manière confidentielle tous les documents que les clients, les fournisseurs et les employés (collectivement, les « CFE ») lui envoient, conformément à ses engagements de confidentialité actuels auprès des CFE.  Les dispositions relatives à la confidentialité sont obligatoires dans le cadre de tous nos contrats avec tous nos clients, fournisseurs et employés; chaque entité distincte est tenue de signer un accord de confidentialité avant de travailler pour TransPerfect ou de s’associer à TransPerfect.  

Tous les courriels envoyés à TransPerfect (à l’échelle mondiale) sont acheminés par un filtre antipourriel tiers (AppRiver) qui est situé aux États-Unis. C’est donc dire que toute la correspondance par courriel en provenance de l’extérieur des États-Unis avec une destination finale autre que les États-Unis doit quand même circuler à travers les États-Unis avant d’arriver à l’emplacement voulu.

TransPerfect a recours à un réseau de plus de 4 000 pigistes contribuant au processus de traduction. Dans le cadre de leur affectation, ils peuvent recevoir le nom du client pour lequel ils travaillent, mais aucune donnée personnelle à leur sujet, sauf si ces renseignements sont nécessaires pour exécuter la prestation (comme pour les projets d’interprétation sur place, révision de document sur place, etc.). Ces pigistes peuvent en outre avoir accès aux données personnelles des documents sources et de la documentation de référence aux fins de leur traduction. Toutefois, dans tous les cas, les pigistes sont soumis à des engagements de confidentialité les obligeant à garder ces informations confidentielles et à ne les utiliser que dans le cadre de leurs projets.

Tous les fournisseurs qui sont amenés à traiter des données personnelles de citoyens ou résidents de l’Union européenne doivent signer l’Accord de protection des données de l’Union européenne et les Clauses contractuelles types de l’Union européenne. Ces documents portent sur les exigences courantes sur la notification, le choix, le transfert ultérieur, l’accès, la sécurité, l’intégrité des données et la mise en œuvre des données personnelles touchant les données personnelles du pigiste.  Tout fournisseur de l’Union européenne a le droit de mettre fin à sa relation de travail avec TransPerfect et de demander la suppression des données personnelles le concernant. Cependant, comme le permet la loi applicable, TransPerfect continuera à tenir à jour ses dossiers professionnels historiques de façon à pouvoir conserver ses connaissances et relations historiques en cas de futures requêtes juridiques ou réglementaires potentielles. Cette pratique est dans l’intérêt fondamental des deux parties, afin que l’identification de renseignements relatifs à un sujet donné soit accessible, mais suffisamment discrète pour que TransPerfect n’entre pas accidentellement en contact avec eux pour des projets ultérieurs.

Choix – Les clients de TransPerfect peuvent choisir les données personnelles qui sont accessibles, utilisées ou conservées. Afin d’exercer nos activités auprès de nos clients, nous devons conserver l’information sur la personne-ressource et les renseignements de facturation afférents, mais l’étendue des renseignements stockés peut toujours être discutée avec un représentant du service à la clientèle de TransPerfect. En outre, advenant une préoccupation quelconque au sujet des données personnelles relevées dans les renseignements fournis pour traiter un projet de services linguistiques (comme un document source, une documentation de référence, etc.), nous suggérons de retrancher ces renseignements avant de l’envoyer à TransPerfect ou de discuter de solutions de rechange avec votre représentant du service à la clientèle de TransPerfect. En outre, d’autres mesures peuvent être prises comme l’anonymisation obligatoire des renseignements et la restriction au travail de traduction pour les données dépersonnalisées seulement.

Dans le but d’améliorer le service à la clientèle et de fournir de l’information additionnelle concernant les services, TransPerfect peut, de temps à autre, envoyer de l’information sur les autres services que nous proposons. Si un client ne souhaite pas recevoir ces informations, il peut refuser de les recevoir en informant son représentant du service à la clientèle ou en communiquant avec le responsable de la protection de la confidentialité de TransPerfect.
Les employés de TransPerfect peuvent choisir les renseignements qui seront partagés avec les autres employés, les sociétés affiliées et les tiers (comme les clients). De pareils renseignements ne seront fournis qu’avec le consentement écrit de l’employé et ne seront pas utilisés à d’autres fins.

Accès et correction – Tout CFE individuel peut demander une copie des données personnelles que TransPerfect a recueillies auprès du responsable de la confidentialité de TransPerfect conformément à la loi applicable, et recevoir la confirmation du contenu des données personnelles concernant cette personne. En vertu de la loi en vigueur, un tel CFE a par la suite le droit de corriger, de modifier ou de supprimer des renseignements inexacts.

Les clients peuvent demander ces changements en communiquant avec leur représentant du service à la clientèle ou avec le responsable de la protection de la vie privée de TransPerfect.
Sauf dans la mesure requise par la loi ou lors d’une vérification réglementaire ou du registraire, TransPerfect ne divulguera pas ces données à un tiers sans le consentement du CFE.

Les fournisseurs peuvent pour cela envoyer un courriel à EDPA@transperfect.com, une adresse courriel spécifique vers laquelle les demandes peuvent être envoyées directement.

Les employés peuvent procéder en contactant le service des ressources humaines de TransPerfect ou le responsable de la protection de la vie privée de TransPerfect.

Intégrité des données – TransPerfect s’engage à s’assurer que toutes les données conservées sont exactes, à jour et pertinentes pour l’utilisation envisagée par le CFE et prendra toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que les données sont exactes, complètes et à jour. Ce processus s’effectue par voie de courriel périodique et de correspondance écrite avec les CFE; cependant, il est fortement recommandé que les CFE continuent de surveiller les informations fournies à TransPerfect et qu’ils n’hésitent pas à demander l’accès aux données personnelles et à informer TransPerfect du besoin d’effectuer des modifications, le cas échéant.

Sécurité des données – TransPerfect dispose de procédures de sécurité physiques et logiques strictes pour veiller à la sécurisation de tous les documents sur support numérique et papier (cette politique peut être envoyée aux clients sur demande écrite adressée au responsable de la protection de la confidentialité de TransPerfect). Seul le personnel autorisé a accès à ces dossiers. Tous les systèmes indispensables (p. ex. serveurs) sont accessibles par un nombre limité de personnel autorisé seulement. La sécurité des renseignements de TransPerfect est administrée à l’interne et est vérifiée systématiquement pour garantir la conformité aux procédures de TransPerfect et aux normes sectorielles recommandées.

Recours indépendants pour les plaintes en matière de confidentialité et coordonnées

Conformément aux principes du Privacy Shield, TransPerfect s’engage à résoudre les plaintes concernant notre collecte ou notre utilisation de vos renseignements personnels. Pour exercer tous les droits, déposer des demandes ou des plaintes, veuillez communiquer avec :

Shigeru Watanabe
Responsable de la protection des données personnelles
TransPerfect
+ 1 646 589-6779
privacy@transperfect.com
 

Vous pouvez déposer une plainte en remplissant un formulaire en ligne (cliquez ici).

TransPerfect s’engage à résoudre toutes les plaintes dans un délai convenable. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception de notre part dans un délai raisonnable (dans les 45 jours à compter de la réception), ou si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, ou si malgré le fait d’avoir communiqué avec nous votre plainte n’est pas résolue et si vous êtes un résident de l’Union européenne, vous pouvez demander à TransPerfect de transférer les plaintes non résolues concernant la protection de la confidentialité au Conseil américain pour le commerce international (United States Council for International Business [USCIB]), ou vous pouvez déposer une plainte directement auprès de celui-ci. L’USCIB est la filiale américaine de l’International Chamber of Commerce, le comité consultatif économique et industriel à l’OCDE et l’International Organization of Employers, et a convenu d’agir comme un tiers de confiance au nom des autorités de protection des données de l’Union européenne (UE). Vous trouverez sur le site uscig.org les renseignements requis pour déposer une plainte auprès de l’USCIB. En dernier recours, les résidents de l’Union européenne peuvent demander réparation par l’intermédiaire d’un processus d’arbitrage contraignant. Les résidents de la Suisse peuvent demander à TransPerfect d’acheminer les plaintes non résolues qui relèvent du bouclier de protection des données au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ou vous pouvez effectuer vous-même cette démarche; le PFPDT agit dans un cadre de règlement alternatif des litiges (RAL) en fonction du cadre du bouclier de protection des données pour le transfert de données à caractère personnel de la Suisse vers les États-Unis. Ces services vous sont offerts gratuitement.

Mise en application 

TransPerfect s’engage à vérifier la conformité à sa politique de confidentialité au moins une fois par an et dans le cadre des mesures de révision annuelle et de conformité interne de TransPerfect. TransPerfect déploiera tous les efforts nécessaires pour garantir que la conformité à la présente politique en matière de protection de la vie privée soit respectée et que cette politique en matière de protection de la vie privée soit exacte, complète et se conforme toujours à la loi en vigueur. Nous invitons les CFE à soulever aux fins de discussion toute préoccupation ou question auprès du responsable de la protection de la vie privée de TransPerfect, lequel traite et résout de telles plaintes à l’égard de l’utilisation des données et de la non-conformité à notre politique en matière de protection de la vie privée. Toutes les questions seront officiellement documentées dans le cadre de notre système de gestion de qualité certifié ISO 9001.

TransPerfect s’engage à coopérer avec les autorités de protection des données de l’UE ainsi qu’avec le FDPIC, et à se conformer aux avis de ces autorités à l’égard des données de ressources humaines transférées de l’UE ou de la Suisse dans le cadre des relations de travail.

TransPerfect fournit l’information concernant les éléments figurant ci-après au moyen de politiques et de formations :

  • TransPerfect est assujettie aux pouvoirs de mise en application et d’instruction de la Federal Trade Commission (FTC).
  • La possibilité, à certaines conditions, pour l’individu d’invoquer l’arbitration obligatoire
  • L’exigence pour votre organisation de divulguer les renseignements personnels comme suite à des demandes légales par les autorités publiques, y compris de respecter les exigences d’application de la loi et de la sécurité nationale
  • La responsabilité de TransPerfect advenant des transferts ultérieurs à des tiers.

En ce qui concerne les plaintes relatives à notre politique de confidentialité qui ne peuvent pas être résolues par notre processus interne, nous nous engageons à respecter les procédures de règlement de litiges établies selon les cadres du bouclier de protection des données.

 

Entrée en vigueur : juin 2018

 

 

 
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